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人事業務定期工作項目
工作項目
處理流程及內容
一、資訊傳輸(含例行作業)
 ( 更新時間:104
   年12月11日)
各機關學校每月應辦理人事資訊業務一覽表(103.03.04)
◎每週至少至e_cpa網站/調查表系統,檢查是否有臨時應填報之報表,以免逾時填報。
◎每月第一週一定要到e_cpa網站/人事資料考核系統,檢查上月份之成績,未達滿分者應即時補救 ,以達滿分、零缺點之目標,另經歷資料錯誤部分自105年1月1日起開始考核,各機關(學校)請至WebHR系統完成經歷資料修改。
1.每月5日前上網至人力資源管理系統(A2)填報人員資料。(身障及原住民調查表以當月1日為基準;技工工友及現有員額調查表以上月月底為基準)
2.每月5日前使用WebHR傳送當月份待遇資料
3.每月新制退撫基金之薪俸異動名冊(或清冊)列印後 ,即時傳出媒體資料並作備份(建議複製其db子目錄至C以外的硬碟存放) .並通知出納人員於10日前繳納完竣後.人事人員上網傳輸。
(若無法傳輸可能是單位網管問題:請洽網管人員將FTP功能打開,即防火牆對退撫會FTP SERVER全部的Port要打開;位址:IP:210.69.202.203) 
4.每月月底至終終身學習網站後台下載學校同仁當月之研習資料.轉入WebHR人 力資源管理資訊系統
5.國民旅遊卡之休假補助費申請表列印並於請款後 ,須上網辦理[通知撥款]作業
6.每年4月中旬前至銓敘部網站填報上一年度因公傷殘死亡慰問金發放情形(或依本府函文再作業)    
7.99年12月起每年雙月6日前至銓敘部/公務人員退休撫卹查驗系統增添(修改)學校退撫人員資料,便於查證領受人資格。(本案暫採自由參加,未參加網路驗證者仍維持傳統書面或退撫當事人親自申請方式核發月退休(撫)金及三節照護金)各維護機關可分別於單月5日以前上網下載查驗結果。
8.每年1、4、7、10月之18日以前上網填報機關退休人員再任公職人數調查表(e-cpa人事服務網項下調查表系統)
9.兼辦機關申請作業請於eCPA人事服務網 (https://ecpa.dgpa.gov.tw/)權限與兼辦管理-兼辦管理,進行新增或維護。
10.上學期註冊後10月25日前 ;下學期註冊後4月10日前至e_cpa網站辦理員工子女教育補助費申請作業
11.每月5日前至內政部入出國及移民署網站登錄上月份非因公赴大陸人數。
 ◎新到任之人事人員應優先將個人資料傳輸WebHR人力資源管理資訊系統並即時使用特定人員傳輸方法傳輸(兼任人員於人事資訊系統表二主要兼職性質欄位修正為5.兼辦人事);並請告知前任人事人員使用網路作業將服務獎章(本案可經客服人員辦理權限註銷及申請)健保公務人員終身學習網站後台 、人力發展所後台銓敘部網站使用權限轉移
二、文書資料(含例行作業)
1.每月月初將公保、退撫基金之薪俸異動名冊(或依學校自訂權責製作清冊)送出納人員調整扣繳額及函寄公保處(公保亦可使用網路作業並列印三合一清單)
2.薪俸調整,應適時調整其投保級數製作調整清冊送健保局並影印一份送出納人員調整扣繳額(亦可使用網路作業)(新扣繳額自報送之次月生效)
3.每年4月、8月、12月底前清查所屬公務人員專業證照租借情形各一次並填具「執行情況一覽表」函送本府(限設人事機構者函送,未設者自行存查),另各專責輔導人員亦應檢查受輔導學校之執形情形彙陳本府(上兩項資料另請以電子檔傳送本府任免科承辦人)
4.年9月開學製作教職員一覽表(另依縣府人事處或教育處來函再送陳)。
5.職員、工友未休假加班費清冊及超過14日之休假補助費於每年12月底前造冊送出納人員(兼行政職務教師每年七月底前辦理)
6.每月查勤最少二次
7.每年8月1日前辦理老師續聘作業(初聘1年、續聘第1次1年、續聘第2次2年、續聘3次2年,第7年以後為 長期聘任,得經教評會三分之二委員通過改為長期聘任,長期聘任任期由各校委員會自行決議)
8.國中每年8月1日前辦理兼行政職務教師兼聘作業並函送縣府核備(國小若主任是由縣府核派分發者免報,餘由學校主動派任之主任及組長仍比照國中陳報)
9.各委員會任期屆滿前之推選:公務人員考績委員會(任期:7月1日至6月30日或1月1日至12月31日)、教師成績考核委員會(任期:9月1日至8月31日)、教評會(任期:9月1日至8月31日)
10.每年三節前發放退休人員慰問金或早期退休人員濟助金
11.每年1月16日及7月16日前辦理月退休(撫慰)人員請款作業(年撫卹金每年7月16日前辦理) 
12.每年1月15日及7月之15日前報送專業證照列管名冊 、異動名冊及職務代理名冊(職務代理名冊應加送電子檔)
13.每年6月15日及12月15日前報送推動整體及業務委託民間辦理情形調查表。
14.每年5月10日及9月10日前填報人事人員平時成績考核表(限專任人事人員)。
15.每年4月及8月底前要求各處室主管填寫「公務人員平時考核表」並彙整密送校長核閱(教師為每年2月填寫「教師平時考核表」)。
16.新任人員於派令發佈三個月內報送審書或動態登記(設有專任人事人員者自96年2月7日以後逕送銓敘部審定)
17.每學年開學後30日內辦理緩召三款及逐召四款作業(新發生原因應於原因發生日起30日內申請)
18.每月月底前填送上月份「嘉義縣專責輔導員輔導人事業務表」 並E_mail至組織任免科承辦人員信箱 限各輔導人事機構
19.首長(校長)異動,應填〔全民健康保險投保單位變更事項申報表〕、身份證正反面影本、派令(聘書)送健保局南區分局
20.每年1月15日前(資料時間:前1年7-12月)及7月15日前(資料時間:當年1-6月)陳報職務代理名冊
新到任人事主管應即填寫〔國旅卡檢核系統機關帳號/維護窗口異動申請表〕函送發卡銀行新增本人之檢核權並註銷前任人事人員之檢核權